Работа с дебиторской задолженностью

Возвращаем деньги

Ранее, я поднимал вопрос определения лимита кредита покупателей и блокировки отгрузок при просроченной дебиторской задолженности. Работа по данному принципу значительно облегчает контроль долгов клиентов. Определение количества дней кредита, конечно должно рассчитываться для каждой компании индивидуально, в зависимости от того, как работает ваша доставка (24 часа или 48) и собственно, забор денег (оплата).

Опишу систему работы, которую мне довелось внедрять (так сказать, проверенная). Возможно, вы и сами примените её или она натолкнёт вас на какие либо полезные идеи.

В первую очередь, программное решение: Обязательный лимит кредита и глубина дней отсрочки для каждого клиента. Выставляться должна в самой карточке клиента или хотябы должна быть там видна. Кроме того, эти данные должны быть видны динамически. То есть, в программе должно быть видно, что к примеру на 5.06.2010г лимит был 2440грн, а 2.10.2010 он стал 3700грн. Если бывает, что вы изменяете эти данные не в штатном режиме, обязательно введите систему служебных записок от супервайзра с подписью директора или начальника торгового отдела (заверение служебной записки конечно зависит от полномочий, заранее оговорённых с директором). Всё это упростит работу со спорными вопросами, когда на вас накидывается торговый агент со словами «Почему заблокирована отгрузка моему клиенту?!». Его можно понять, это его зарплата.

Ограничьте права и обязанности: Определите Кто это должен делать, так же, кто может «пропустить» накладную на отгрузку, в случае превышения лимита или дней отсрочки. Остальным, закройте доступ к этим опциям. Этим вы не только принимаете на себя ответственность, но ещё и делаете более защищённым ваш труд и вообще данную систему работы компании.

Следующий вопрос хоть и спорный и должен решаться начальником торгового отдела (или директором), но я всё равно его упомяну: Определитесь, могут ли торговые агенты оставлять акты сверки клиентам «через неделю подпишу» или «зайдите за ним послезавтра». Бывают клиенты, которые просто садятся на шею в таких случаях. Вы можете месяцами подписывать акт сверки, а это сказывается на финансах фирмы. Это замороженные деньги. Если вы сегодня купили продукцию и продали её по одной цене, через месяц-полтора вы можете получить наконец-то деньги обратно, но если цена на товар поднимется пару раз, не на много (что у нас часто бывает), вы получите убытки, хоть на первый взгляд этого может и не быть видно. А знаете, кто виноват в том, что дебиторская задолженность не закрыта и акты сверки не подписаны? Ваша компания. И больше даже корпоративная этика, корпоративный дух, чем торговый агент. Если ваш торговый не в состоянии справиться со своими задачами, либо меняйте его на другого (что далеко не всегда помогает), либо пересмотрите со стороны «настроение в вашей компании». Кого вы растите? Людей которые «выпрашивают» акты сверки или тех кто в твёрдой, но не грубой форме сможет уладить проблемы с покупателем? Это Вы растите своих специалистов. И даже если к вам в компанию попал сверх классный специалист, а в самой компании «что-то не то» (принципы работы, идеи, а может и просто проблемы в учёте), расхлябано, он либо скатится (станет работать хуже, расстабится), либо просто уволится, когда увидит что к чему.

Опишите чёткую и реальную систему работы с дебиторской задолженностью и придерживайтесь её: Поэтапно опишите все процессы и пусть каждый работник торгового отдела ознакомится с ней поставит подпись под ней. Заверьте её у директора компании. Не ставьте в этой инструкции нереальные цели, невыполнимые процессы. Если в вашей компании есть проблемы с дебиторкой, начните с самого начала. С чего начинается работа с дебиторской задолженностью? С заказа товара. А может даже с Первого посещения торговой точки. На чём завершается?

Работа торгового агента заканчивается не в момент Продажи, а в момент оплаты накладной покупателем.

Этапы работы с дебиторской задолженностью: Заказ товара (ответственный — торговый агент) — определитесь, как часто вы обновляете прайсы. Ошибок в ценах быть не должно. Набор накладной (оператор ПК) — торговый агент должен убедиться, что оператор верно услышал код товара и количество. Не лишним было бы озвучивать итоговую сумму. С помощью этого можно избежать некоторых неприятных сюрпризов. Отбор и погрузка товара — убедитесь в том, что кладовщики добросовестно отбирают товар и ставят подпись с фамилией на накладных. Отгрузка товара (экспедитор) — Периодически контролируйте наличие двух подписей (экспедитор и приёмщик) на обоих экземплярах накладных (копия клиента, копия поставщика). Ту же систему введите и с актами сверок — подписи клиента и торгового агента.

Следование хотябы этим принципам, может избежать компании многих убытков и упорядочить свою работу, тем самым повысить рентабельность предприятия и лояльность покупателей к себе.

Если же вы хотите чтобы этим занялись профессионалы, свяжитесь с нами.

Опубликовать в Facebook
Опубликовать в Google Plus
Опубликовать в LiveJournal
Опубликовать в Мой Мир
Опубликовать в Одноклассники
Опубликовать в Яндекс

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *


*