Автоматизация кассы, как экономия времени (1ч)

Сегодня немного об автоматизации процессов и экономии времени и ресурсов, на личном опыте. В частности, об автоматизации процесса приёма платежей, работы кассы, работы с товаром и разгрузке рабочего времени бухгалтерии.

Довольно многим руководителям предприятия и подразделений автоматизация работы кажется чем-то «лишним» или из серии «потому что так делают большие компании». То есть, прикладной пользы они в этом не видят. Но мы сталкивались с теми, кто видит прямую пользу и ищет пути оптимизации работы.

Сегодня я частично опишу проекты, которые мы лично внедряли с разными вариациями, которые могут быть применены в каких-либо предприятиях сферы торговли, услуг или производства. Возможно, какие-то моменты вам покажутся само собой разумеющимися, но в некоторых предприятиях они ещё не внедрены. Описывать буду просто по пунктам.

Первым пунктом опишу варианты оптимизации работы кассы. Пример актуален для любой из указанных мной сфер. Итак, давайте сперва рассмотрим ситуацию, которая Может быть на предприятии:

Приём денег от торговых представителей или напрямую от контрагентов осуществляется кассирами вручную, при помощи фискального аппарата, калькулятора, ручки и бланка для заполнения принятия платежа (дата, контрагент, номер договора, накладной, сумма). Какие негативные моменты влечёт за собой такая работа?

Даже если бухгалтерией для учёта платежей используется какая либо программа (1С Предприятие, Excel или другая), по окончании дня или на следующий день данные всё равно должны внести в программу для учёта задолженностей, прибыли и т.д. То есть, если эти платежи «разносит» бухгалтерия, это лишние пару часов загруженности (время, конечно, зависит от количества контрагентов). Если эти данные вносятся сразу кассирами (программа используется вместо распечатанного бланка), риск человеческого фактора всё равно остаётся значителен. То есть, кассир, в случае наплыва контрагентов/торговых, может просто ошибиться. Внести не на того клиента сумму, не верно внести её. На самом деле, как бы кассиры не заполняли эти данные вручную, на бланк или в программу, риск ошибки всё равно остаётся очень велик в силу загруженности и, скажем прямо, подготовки кадров.

Ежемесячная отчётность. Каким бы способом и кем бы ни вносились данные, если это делается вручную, опять же, возможны ошибки. Второй момент, сколько времени понадобится бухгалтерии на то, чтобы свести все данные и закрыть все ежемесячные отчёты? Это уже не час-два в день, а скорее всего, несколько дней.

Автоматизируя всего лишь один процесс вашего бизнеса, вы получаете существенное снижение трудозатрат персонала (особенно актуально в предприятиях, где бухгалтера и кассиры частенько задерживаются на работе), кроме того, ещё и минимизируете ошибки.

Что с этим делать?

Из нашего опыта:

Автоматизация приёма платежей с помощью дополнительной обработки в программе предприятия. Подобные программы не новость и они довольно часто встречаются на различных предприятиях. Основная идея таких программ и принцип работы их – автоматический вывод на экран всех необходимых данных для кассира и опять же, автоматическая проведение документов и распечатка документа о принятии денег. Фактически, после нажатия одной-двух кнопок, оплата сразу же попадает в программу и единственная проверка, которая требуется, это сверка кассы с итоговой суммой в конце дня, которая уже высвечивается в программе.

Второй момент, который возможно реализовать, это привязка к штрих кодам. Подходит больше для тех предприятий, у которых действительно большая загруженность. То есть, для тех предприятий, через кассы которых в день проходит близкое к максимальному (по возможностям персонала и техническому оснащению) количеству клиентов/документов/товаров.

Как вы думаете, почему в крупных предприятиях приходят к тому, что реализуют товарооборот или обслуживание клиентов с привязкой к штрих коду? Потому что это ещё один момент, который стоит не так дорого как кажется, но он существенно снижает количество ошибок и даёт возможность без найма дополнительного персонала, к примеру, содержать в порядке ваш склад или документацию.

Вторая часть здесь.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *