Описание системы складского учёта

Приведите в порядок складской учёт!

В этой статье я опишу максимально благоприятное построение складского учёта на предприятия, для проведения описанных мной видов анализа. Все описанные мной документы должен фиксироваться в вашей базе данных, иметь печатную форму.

Товарооборот начинается с Заказа поставщику. С него и начнём. Что должно фиксироваться в заказе? Основные пункты это Поставщик (которому собственно и делается заказ), Дата заказа (она нам пригодится для отслеживания периода доставки товара и проведения анализа надёжности поставщика). Далее, сумма заказа по позициям в учётных ценах (цены, по которым поставщик отпускает нам товар) и общая сумма заказа. И конечно, количество товара.

Следующий документ, Приходная накладная. В идеале, каждый приходный документ должен сопоставляться с Заказом. Но лучше это делать всё-таки не программно, а вручную, потому как могут возникнуть неувязки, если сделано два заказа или поставщик передал две-три накладные, что бывает очень часто. Это нам понадобиться для того же отчёта о надёжности поставщика. Должны присутствовать Дата прихода (В идеале, в документе будет Две даты. Одна – дата документа, Вторая – дата поступления товара), Количество, Сумма по позициям и общие. Кроме того, указание ответственного лица (кстати, так же обязательно должно присутствовать в Заказе).

Чеки или Расходные накладные. В них должен указываться всё тот же стандарт – Дата документа, Количество, Сумма, Фамилия ответственного. Фамилия – если у вас оптовое предприятие, это обязательный фактор. Подтягивает пересчёт бонусов, зарплаты и в конечном итоге, возможное распределение работников по VIP клиентам или регионам. Вообще, крайне полезно знать Кто продал товар данному клиенту. Кстати, хорошо бы, чтобы в этом документе было Две цены. Первая это учётная, вторая – продажная. Иначе, вам будет очень сложно рассчитать рентабельность того или иного товара. А точнее, никаких «вменяемых» данных вы не получите, что для вашей работы это будет критично.

В общем-то, этой несложной схемы будет уже достаточно, чтобы вы смогли сделать какие-то выводы, дальнейшее зависит уже от вашего мышления, внедрений, совершенствований. Вообще, чем больше данных будет в документе, тем больше шансов, что вы сможете построить продуктивную и заметно повышающую рентабельность предприятия работу.

Есть ещё несколько замечаний, которые так же относятся к правильному построению складского учёта.

1 – Инвентаризации. Максимально ответственно подойдите к тому, как этот документ работает. В идеале, должна быть чёткая привязка к дате. К примеру, в 1С это очень удобно делать. Вы можете провести инвентаризацию на любую удобную для вас дату, с уточнением вплоть до секунд. Как показывает практика, иногда это очень полезно. Ещё – не проводите инвентаризации по Всем товарам. Это глупости. Занимает очень много времени сил, а результат вас не порадует. Проводите их либо по Брендам, либо по категориям товара. Тут уж как вам будет удобней. Зависит от тонкостей работы самого предприятия.

2 – Списания. В некоторых фирмах встречал такое, что списания как такового небыло, были лишь инвентаризации. Не очень удобно, потому как в списаниях обязательно нужно указывать «причину». Будь то маркетинговые цели, порча товара, а может и бонус покупателям / поставщикам. Конечно, бывает такое, что и в инвентаризация можно это указывать, но на мой взгляд и взгляд бухгалтерии, это два совершенно разных документа и смешивать их не стоит.

Кстати, вы возможно поинтересуетесь, зачем я Здесь это всё описываю и как это вообще относится к аналитикам – маркетологам – логистам? В конце всё поясню.

Ещё пару слов о строении базы. Разделяйте товары по принципам категорийного менеджмента, это наиболее эффективный подход к работе. В крайнем случае, можно сделать разделение и на бренды (или поставщиков) и на категории. Сложно? Не правда, я встречал такой. В карточку товара должны подтягиваться поставщик, ответственный менеджер, цена учётная и продажная (если у вас разные виды скидок, они тоже должны отображаться). Оптимально ещё подтягивать коэффициент вариации из XYZ анализа и вообще классы XYZ и ABC к которым относится товар. Постарайтесь сделать так, чтобы Ваша карточка товара хранила как можно больше информации о себе (хотя перегибать палку так же не стоит, потому как база не резиновая и имеет свои «комфортные ресурсы», а за пределами их начинает «тормозить» и выдавать всяческие ошибки).

Теперь о том, зачем вообще это Всё аналитику? Всё просто. Очень часто, получается так, что работая на предприятии, строение базы данных и товарооборота просто некорректное и в связи с этим, аналитику никак не получится сделать нормальные выводы. Вы должны знать как всё Должно работать. У меня, к примеру, ещё небыло такого, чтоб не приходилось с помощью IT отдела доделывать/переделывать базу под свои нужды. Иначе, у вас будет уходит только пол месяца (если не больше) на построение нужных отчётов и компоновка их в excel, хотя, за это время вы могли бы сделать на много больше всего полезного для предприятия. Начальство не идёт на то, чтобы что-то усовершенствовать/переделывать в базе? Смотрите пункт: «Зачем вы меня брали на работу?». Нет, я не к тому, чтобы вы ставили ультиматумы. Они ничего не решают, появляется только вероятность скоропостижного увольнения… :) Докажите свою правоту. Только сперва Сами придите к выводу, что вы действительно Правы.

Чтож, удачи вам! Возможно, тема не слишком широко раскрыта и я чуть позже опишу эти вопросы, останавливаясь на каждом из пунктов. Если вам какой-то из этих пунктов не ясен, можете написать мне, это ускорит процесс более глубокого освещения вопроса.

Если же вы хотите чтобы этим занялись профессионалы, свяжитесь с нами.

Опубликовать в Facebook
Опубликовать в Google Plus
Опубликовать в LiveJournal
Опубликовать в Мой Мир
Опубликовать в Одноклассники
Опубликовать в Яндекс

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *


*